Umfeldanalyse

EFQM-Kriterium

2: Ziele und Strategien

EFQM-Teilkriterium

2a: Umfeldanalyse als Strategieinput

Niedersächsisches Kultusministerium, Transfergeschäftsstelle Regionale Kompetenzzentren, Schiffgraben 12, 30159 Hannover

Gerd Roggenbrodt, 0511-1207359,
gerd.roggenbrodt@mk.niedersachsen.de

Ziel
und Nutzen

Mit der Umfeldanalyse werden für die Organisation und ihre weitere Ent-wicklung relevante Bereiche und Einflussfaktoren untersucht. Als potenzielle Analysebereiche werden z. B. die wirtschaftlichen, rechtlichen, gesellschaft-lichen und demografischen Rahmenbedingungen und Entwicklungen, die Situation auf den verschiedenen Märkten und die Erwartungen relevanter Anspruchsgruppen untersucht.

Die Umfeldanalyse als strategischer Managementprozess für die Organisation Schule muss bestimmten Anforderungen entsprechen.

Durch die Analyse des Umfeldes sollen mögliche externe Einflussgrößen und Entwicklungen in ihrer Relevanz für die Organisation bewertet und in der strategischen Planung und Ausrichtung berücksichtigt werden. Die Umfeld-analyse soll damit eine Antwort auf die Frage geben, welche Chancen und Risiken für die zukünftige Entwicklung der Organisation Schule bestehen und zu berücksichtigen sind.

Voraussetzungen/
Rahmenbedingungen

Das Umfeld kann hinsichtlich seines Umfangs und Aufwandes mit unter-schiedlichen Methoden analysiert werden.

In einer ausführlichen Variante kann die Analyse mit Hilfe des Instrumentariums des Projektmanagements erfolgen. In diesem Fall sollten die Projektbeteiligten, insbesondere die Projektleitung im Umgang mit diesem Instrumentarium qualifiziert sein und möglichst über praktische Erfahrungen in seiner Handhabung verfügen.

In einer weniger aufwendigen und für die Schulen eher empfehlenswerten Variante wird die Umfeldanalyse in Form eines Workshops z. B. im Rahmen einer (Klausur)Tagung zur Erarbeitung bzw. Überprüfung der schulischen Strategie durchgeführt. Für diesen Fall ist es meist empfehlenswert, den Workshop bzw. die Tagung von einer/einem externen Beraterin/Berater moderieren zu lassen.

Als wichtige Voraussetzungen für die Durchführung einer Umfeldanalyse in der Schule können

• die Festlegung von Erfolgsfaktoren für die Schule und

• das Beschaffen und Vorliegen relevanter externer und interner Informationen

angesehen werden.

Vorgehen/Ablauf

Ob eine ausführlichere oder „schlankere“ Vorgehensweise bei der Durch-führung der Umfeldanalyse gewählt wird, sollte unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten entschieden werden.
Eine Einbettung der Umfeldanalyse in den größeren Zusammenhang der Strategieentwicklung kann der Anlage 1 entnommen werden. Ein Beispiel für eine Gesamtablaufplanung einer Tagung zur Erarbeitung einer Schulstrategie enthält die Anlage 2.
Für die Durchführung einer Umfeldanalyse einer Schule sind u.a. folgende Leitfragen von Bedeutung:

• Welche Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Schul-gesetz, Verordnungen, Erlasse) sind zu erwarten und für die Schule von strategischer Bedeutung?
• Welche Anforderungen und Erwartungen der (Bildungs-)politik müssen für die schulische Strategie berücksichtigt werden? (Erhöhung der Abiturientenquote, Verringerung der Abbrecherquote, verbesserte Integration und Förderung der Lern-schwachen u.a.)Haben sich die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen mit Blick auf die Region, den schulischen Einzugsbereich, gravierend verändert. (Ver-änderungen der regionalen Wirtschaftsstruktur, veränderte Qualifikationsanforderungen, Verschiebungen in der Struktur der (Ausbildungs)-Berufe, neue Ausbildungsberufe u.a.)
• Wie haben sich die Schülerzahlen insgesamt und in den einzelnen Bildungsgängen entwickelt? Gibt es hier auffällige Trends, auf die die Schule sich strategisch einstellen muss? (z. B. Verhältnis Vollzeit- zu Teilzeitschülern, attraktive und „notleidende“ Bildungsgänge)
• Hat sich die regionale Schullandschaft verändert und ist unsere Schule davon betroffen? (Mögliche Konkurrenzsituation, Kooperationsmöglich-keiten usw.)
• Ergeben sich aus der Analyse der Erwartungen, Ansprüche und An-forderungen wichtiger schulischer Anspruchsgruppen (z. B. Eltern, Schüler, Betriebe, Kammern, Kooperationspartner) Notwendigkeiten und Hinweise für eine Änderung der Schulstrategie?

Ein Raster zur Bewertung der wichtigsten Einflussfaktoren ist der Anlage 3 zu entnehmen.

Stolperfallen/
Tipps/
Erfahrungen

Um die Umfeldanalyse effektiv in die Strategiediskussion einbringen zu können, müssen relevante Daten der verschiedenen Bereiche (Politik, Bildungssystem, Regionalentwicklung, Stakeholder) zu Beginn des Work-shops vorliegen.

Evaluation

• Bewertung der Aufwand-Kosten-Relation in den einzelnen Reviewschritten (Effizienz)
• Ist der Zeitrahmen in Ordnung oder sollte er verlängert bzw. verkürzt wer-den (Effizienz)?
• Wurden die wesentlichen Umfeldfaktoren durch den Prozess erfasst bzw. welche Faktoren hat man nicht berücksichtigt (Effektivität)?
• Wie kann das Verfahren verändert werden, um in Zukunft möglichst alle wesentlichen Faktoren zu erfassen (Veränderung, Verringerung)?